Skip to content

Är det dags att få fart på styrelsearbetet?

16 maj 2011

Bäste Entreprenör!

Är det dags att få fart på styrelsearbetet?

Ibland går det lite slentrian i styrelsearbetet och man kan lätt som VD känna mötena som en belastning. Har du den känslan är det dags att förändra arbetet så att du ser fram emot styrelsemötena och får ny energi i mötena.

Börja gärna med att fundera på vilka styrsignaler styrelsen jobbar efter. Om ägarna inte har berättat för styrelsen vad de vill med bolaget kommer det att förlama styrelsearbetet. Så det första du ska ta tag i är att ta fram ett ägardirektiv. I ägardirektivet ska du bl.a. hitta hur värde skapas i verksamheten, avkastningskrav, finansiering, tillväxtstrategi, framtida ägarbild, långsiktiga mål och eventuellt exit strategi. Detta är ägarnas sätt att uttrycka sin vilja för de kommande 3-5 åren. Det kan vara en tuff process att jämka mellan olika starka viljor. Men det är nödvändigt att gå igenom processen så fort som möjligt annars kommer de olika viljorna upp till ytan vid de mest olämpliga tillfällen. När dokumentet är klart har styrelsen bra styrsignaler att förhålla sig till.

Ett bra sätt att syresätta styrelsearbetet är att VD regelbundet, kanske varje månad, skickar ett VD-brev till styrelsemedlemmarna. VD-brevet kan mycket väl innehålla önskan om hjälp från specifika medlemmar för att öka tempot i nyckelaktiviteter. Ett VD-brev kan innehålla Försäljning/Marknad, Ekonomi, Personal, Strategisk utveckling/produktutveckling, Varningssignaler (osar katt), Dikeskörningar (kräver kraftfulla åtgärder), Viktiga kommande händelser och tre glädjeämnen.

Människor är som vanligt helt avgörande för hur framgångsrikt teamet dvs. styrelsens arbete är. Formulera kraven på de enskilda personer som ska ingå i styrelsen med utgångspunkt från de mål bolaget ska uppnå, framgångsfaktorer att nå målen, kompletterande personligheter och förmåga att jobba i team. För att säkerställa engagemang ska du hålla nere antalet styrelsemedlemmar till max 5 stycken. För att bibehålla dynamiken i styrelsen kan ni bestämma en begränsad tid i styrelsen. Då får du en styrelse som automatiskt kommer att vara up to date vad gäller nya mål, nya framgångsfaktorer, förändrade marknadsförhållanden och ny teknik. Detta ska helst synkroniseras så att endast någon enstaka lämnar styrelsen vid varje bolagsstämma.

Ofta drunknar styrelsen i kortsiktiga problemområden. Styrelsens uppgift är ju att titta på lite längre sikt. Ett sätt att höja styrelsens blick är att regelbundet, kanske ett par gånger per år, lägga in work shopar som fokuserar på enbart omvärlds- och strategifrågor. Ett annat sätt att säkerställa att styrelsen håller blicken tillräckligt högt är att vid varje styrelsemöte ha en temapunkt i agendan. Temat tilldelas rejält med tid t.ex. 40 minuter. Exempel på teman kan vara omvärldsanalys, mål, konkurrenter, försäljningskanaler, expansion, organisation och riskanalys. De olika temana kan leva enligt en årsplan. Med en årsplan tappas inget bort.

Formerna för styrelsemötena är naturligtvis väldigt viktigt. Skicka ut material i god tid, minst en vecka, före styrelsemötet. Fokusera på det som är viktigt för att bolaget ska uppnå sina mål! Se till att alla vet vad de ska föredra och vilken tid de har till förfogande. Ha koll på tiden under hela mötet! Engagera styrelsemedlemmarna genom att ge dem ansvarsområden och uppgifter att lösa för att bolaget snabbare ska nå sina mål!

Exempel på agenda:

Mötets öppnande

Val av ordförande, sekr. och justerare

Fastställande av dagordning

Föregående mötesprotokoll

Ärenden från loggboken dvs. en restlista med icke åtgärdade beslut

VD rapport; Försäljning/marknad, ekonomi, personal, produktutveckling, kommande händelser

Fokusrapport; varningssignaler (osar katt), dikeskörningar (kräver kraftfulla åtgärder)

Beslutsärenden med föredraganden och tidstilldelning

Tema. Avsett minst 40 minuter för diskussion kring en strategisk fråga (årsplanerad)

Övriga frågor

Nästa möte. Lägg gärna in minst ett halvårs möten i kalendern.

Utvärdering av dagens möte

Mötets avslutande

Det finns mycket mer att fundera kring styrelsearbetet, men med det ovanstående har du fått mina viktigaste tankar på hur man kan vitalisera styrelsearbetet så att alla får glädje och energi från mötena.

Lycka till!

No comments yet

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: